Política de Privacidad

El prestador del servicio Beetic (en adelante, «Beetic» o el «Prestador») es Raúl Aguilar Membrado, con NIF/DNI 44528356B, y domicilio a efectos de notificaciones que se facilitará a solicitud del interesado a través de legal@beetic.es, con los siguientes canales de contacto en materia de privacidad: privacy@beetic.es y dpo@beetic.es.

A efectos del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), es esencial distinguir:

• Responsable del tratamiento: el docente usuario o la institución educativa (centro) que decide los fines y medios del tratamiento de los datos del alumnado en el marco de la actividad educativa.
• Encargado del tratamiento: Beetic, cuando trata datos personales del alumnado y de la comunidad educativa por cuenta del Responsable, de forma estricta y limitada a las instrucciones documentadas de este, conforme al artículo 28 del RGPD.

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales realizado a través de Beetic (panel docente, aplicaciones asociadas y comunicaciones del Servicio). Complementa los Términos y Condiciones y el Acuerdo de Encargado del Tratamiento (DPA).

Respecto de los datos de cuenta, facturación y soporte de profesores y centros (Clientes), Beetic puede actuar como Responsable del tratamiento de dichos datos de relación contractual. Respecto de los datos del alumnado introducidos o gestionados en la Plataforma con fines educativos, Beetic actúa como Encargado.

Las obligaciones detalladas de Beetic como Encargado (seguridad, confidencialidad, subencargados, asistencia, supresión o devolución de datos al finalizar la relación, etc.) se formalizan en el DPA, de conformidad con el artículo 28.3 del RGPD.

4.1. Datos de profesores, administradores y Clientes (Beetic como Responsable)

• Prestación del Servicio y cuenta de usuario: alta, autenticación, gestión de la organización y del plan. Base: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
• Facturación y obligaciones legales: cobros, facturas y contabilidad. Base: contrato y obligación legal (arts. 6.1.b y 6.1.c RGPD).
• Soporte, seguridad y mejora del Servicio: atención a incidencias, prevención de abuso y mejora en forma agregada o seudonimizada cuando sea posible. Base: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD), con ponderación de derechos.
• Cookies no esenciales: solo con consentimiento (art. 6.1.a RGPD). Ver Política de Cookies.
• Funciones de inteligencia artificial («BeeAI»): generar preguntas, resúmenes, rúbricas y situaciones de aprendizaje a partir del material que usted aporta, y asistirle en la corrección. Base: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD). Qué datos se envían al proveedor del modelo y con qué garantías se explica en la sección 5.4.
• Alta conversacional: lo que escribe al asistente de bienvenida se conserva 90 días para evaluar y mejorar sus respuestas. Base: interés legítimo en la mejora del Servicio (art. 6.1.f RGPD); el propio asistente se lo indica antes de escribir.
• Analítica de uso: medición agregada de qué pantallas se usan, sin cookies ni perfiles, con Umami. Base: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD); puede oponerse desde el banner de cookies. Ver Política de Cookies.
• Correos recogidos en la web pública (descarga de rúbricas y novedades): envío de lo solicitado y, si lo acepta, de novedades del producto. Base: consentimiento (art. 6.1.a RGPD), revocable en cada correo.

4.2. Datos del alumnado (Beetic como Encargado)

El tratamiento se realiza por cuenta del Responsable para finalidades educativas definidas por este (seguimiento del aprendizaje, calificaciones, gamificación, participación en Live Mode, etc.). La base jurídica del tratamiento frente al interesado la determina el Responsable (centro o docente legitimado), sin que Beetic la sustituya.

4.3. Datos de familias (Beetic como Encargado)

Cuando un centro o docente activa la aplicación de familias, Beetic trata por su cuenta los datos de las personas vinculadas al alumno (nombre, correo, teléfono, relación declarada, dispositivos para avisos) y las justificaciones de faltas que presentan. La base jurídica la determina el Responsable; habitualmente, su relación con las familias del alumnado y su deber de información.

5.1. Usuarios docentes y de centro

• Identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono (opcional).
• Datos de cuenta y autenticación: credenciales, proveedor de identidad (p. ej. Google o Microsoft), registros de acceso.
• Datos profesionales: centro, rol, preferencias de idioma.
• Datos de facturación y pago: razón social, NIF/CIF, dirección de facturación e historial de suscripción (el número completo de tarjeta no es almacenado por Beetic cuando el pago se procesa mediante pasarela certificada).

5.2. Alumnado

• Datos de identificación escolar habituales: nombre y apellidos u otros identificadores internos que el Responsable decida utilizar.
• Datos académicos y de uso: calificaciones, progreso, entregas, participación en actividades y métricas de gamificación asociadas a la cuenta o a la sesión.
• Como regla de minimización del Servicio, el acceso ordinario del alumnado no requiere correo electrónico: se articula mediante un código de alumno y un PIN provistos por el docente o el centro. El alumno no puede crear su propia cuenta: el alta la hace siempre el docente o el centro, con nombre y apellidos y, solo si el Responsable lo decide, un correo corporativo del centro, que nunca es obligatorio.
• Observaciones del profesorado sobre el alumno (notas de seguimiento, positivos y negativos, comentarios de examen) y, si la familia las presenta, justificaciones de faltas con su motivo, que pueden referirse a la salud (enfermedad, cita médica). Ver 6.1.
• Uso del tutor de la aplicación del alumno, cuando el docente lo activa: qué explicaciones ha visto y qué botón ha pulsado, que el docente puede consultar. El alumno no escribe texto libre al tutor ni conversa con ninguna inteligencia artificial.

5.3. Datos técnicos

• Identificadores de sesión, dirección IP, tipo de dispositivo y registros técnicos necesarios para la seguridad y el funcionamiento (incluyendo conexiones en tiempo real del Live Mode).

5.4. Qué datos tratan las funciones de inteligencia artificial

Las funciones «BeeAI» se prestan con modelos de Google (Gemini), contratados en su modalidad empresarial, cuyos términos excluyen el uso de los datos para entrenar modelos. Se envía al modelo únicamente lo necesario para cada función:

• Material del docente (documentos, vídeos, enunciados) para generar preguntas, resúmenes, rúbricas y situaciones de aprendizaje.
• Trabajos y respuestas del alumnado cuando el docente pide una propuesta de corrección: el texto de la entrega o de la respuesta, y en los exámenes en papel el recorte de la foto de lo escrito a mano. Antes de salir, los nombres, apellidos y correos del alumnado de la clase se sustituyen por identificadores internos y se tapan correos, teléfonos y documentos de identidad que aparezcan en el texto. En una foto o un escaneo el nombre puede seguir siendo legible: el docente lo sabe y decide si usa la función. Todo lo que procede del alumnado se envía a Vertex AI en la multirregión de la Unión Europea (eu).

La aplicación del alumno no envía nada a ningún modelo. Su tutor muestra explicaciones que el docente preparó y revisó antes con BeeAI desde su panel, y el alumno solo responde con botones.

La seudonimización reduce los datos personales que llegan al modelo, pero no equivale a anonimizarlos: no cubre nombres que no estén en la lista de la clase ni lo que se lea en una foto o un documento.

Propuestas de nota (art. 13.2.f RGPD). En la corrección de trabajos, de preguntas de desarrollo y de exámenes en papel el modelo propone una nota por criterio y un comentario. La lógica es comparar la respuesta con la rúbrica o la respuesta modelo que ha definido el docente; la nota final la calcula Beetic con los pesos de la rúbrica, no el modelo. La propuesta no se guarda ni se comunica al alumno hasta que el docente la revisa y la confirma; si el docente la acepta sin cambios, el comentario que ve el alumno se identifica como redactado con IA y revisado por su profesor. No existe, por tanto, ninguna decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado. Siempre que interactúe con una función de IA (asistente de bienvenida, soporte) se le indica que habla con una inteligencia artificial.

Beetic aplica el principio de minimización (art. 5.1.c RGPD) respecto de los datos de menores:

• no se exige correo del alumno para el uso ordinario del Servicio;
• donde el alumno se muestra a sus compañeros (Live Mode, clasificaciones y hojas impresas) aparece con su nombre de pila y las iniciales de sus apellidos, no con el nombre completo;
• no se utilizan datos de alumnado para publicidad comportamental dirigida a menores ni para cesiones comerciales a terceros.

6.1. Datos especialmente protegidos que pueden aparecer

Beetic no pide ningún dato de salud, discapacidad, religión u origen. Algunos datos del Servicio pueden, no obstante, revelar información de esa naturaleza y se tratan con garantías reforzadas:

• Justificaciones de faltas con motivo «enfermedad» o «cita médica» y una nota breve de la familia. Solo las ve el profesorado del alumno; se conservan dos cursos (730 días) y se suprimen con la cuenta.
• Categoría de riesgo del antiguo tutor conversacional: hasta el 6 de octubre de 2026 el alumno podía escribir al tutor, y si lo escrito sugería un posible daño (autolesión, abuso, acoso, contenido sexual) la sesión quedaba marcada y se avisaba a su docente. Hoy el alumno no escribe al tutor; las marcas anteriores se conservan 180 días y después se suprimen. Finalidad exclusiva: la protección del menor (arts. 6.1.d y 9.2.c RGPD).

Se pide al profesorado que no registre en observaciones de texto libre diagnósticos, datos de salud ni información de terceros; la propia pantalla lo recuerda.

El Responsable (docente o centro) es quien debe asegurar la legitimación del tratamiento y la información a interesados o tutores legales conforme a su política institucional y a la normativa educativa y de protección de datos.

El Modo Live es una funcionalidad de interacción en tiempo real concebida como un entorno privado y cerrado de aula. El acceso a una sesión Live está estrictamente restringido al alumnado que se encuentra previamente registrado y matriculado en el curso o clase correspondiente.

• Acceso restringido y autenticado: Ninguna persona ajena al curso o que no haya sido dada de alta por el centro o el docente en dicha clase puede acceder a la sesión.
• Sincronización por PIN: El PIN o código de sala actúa como un identificador temporal de sesión para sincronizar la actividad en tiempo real entre los alumnos autenticados de ese grupo.
• Tratamiento de datos y juego: Durante la sesión se tratan únicamente los datos de participación, respuestas y puntuaciones vinculados al perfil del alumno matriculado, con la exclusiva finalidad pedagógica de la actividad.

Beetic aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, entre otras: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), control de acceso por roles, segregación de entornos, copias de seguridad, registro de eventos de seguridad y procedimientos de gestión de incidentes.

Las contraseñas de las cuentas de usuario se almacenan mediante algoritmos de resumen criptográfico unidireccional (actualmente bcrypt), de forma que Beetic no conserva ni puede recuperar la contraseña en texto claro. El Usuario es responsable de elegir contraseñas robustas y de no compartirlas.

En caso de brecha de seguridad con riesgo para los derechos y libertades de las personas, Beetic actuará conforme a los artículos 33 y 34 del RGPD y colaborará con el Responsable cuando el incidente afecte a datos tratados por cuenta de este.

Los datos se conservan solo durante el tiempo necesario para cada finalidad y, en su caso, durante los plazos de prescripción de responsabilidades legales.

• Cuenta de Cliente y Servicio activo: mientras exista la relación contractual y la cuenta no se cancele.
• Facturación: conforme a la normativa fiscal y mercantil aplicable.
• Datos del alumnado (como Encargado): durante la vigencia del encargo y según las instrucciones del Responsable.
• Tras la baja del Usuario o la finalización del contrato: Beetic procederá a la supresión o, cuando el Responsable lo solicite y sea técnicamente viable, a la devolución de los datos personales tratados por su cuenta, sin conservar copias, salvo el bloqueo o conservación exigidos por una obligación legal o para el ejercicio o defensa de reclamaciones.
• Registros de acceso: 90 días desde cada inicio de sesión; caducan automáticamente.
• Notificaciones de la plataforma: 180 días.
• Partidas Live Mode: 12 meses (sesión, participantes y respuestas).
• Registros dados de baja (matrículas, progreso y asistencia eliminados por el docente): 12 meses de periodo de gracia para poder revertir la baja; después se eliminan definitivamente.
• Cuentas de alumnado inactivas: 3 años sin actividad y sin ninguna matrícula vigente. Un alumno matriculado nunca se ve afectado por este plazo.
• Borradores y trabajos temporales de BeeAI y códigos de vinculación familiar: caducan automáticamente a corto plazo.
• Sesiones del tutor del alumno: 12 meses; las anteriores al 6 de octubre de 2026 marcadas con una categoría de riesgo, 180 días.
• Fotos de hojas de examen y de evaluación en papel: se borran al cerrar la corrección y, en todo caso, a los 30 días. La lectura (transcripción y nota) se conserva como parte del expediente.
• Mensajes del alta conversacional: 90 días.
• Justificaciones de faltas, notas de seguimiento y positivos o negativos: dos cursos (730 días).
• Fichas de familia sin ningún alumno vinculado: 12 meses. Dispositivos para notificaciones sin actividad: 6 meses.
• Logs de seguridad: el tiempo mínimo necesario para detectar e investigar incidentes; los intentos de acceso fallidos, 30 días.

9.1. Baja de la cuenta

El docente puede descargar sus datos y eliminar su cuenta desde su perfil (pestaña Privacidad / Legal) y desde la aplicación del profesorado; la familia, desde su aplicación. La eliminación es definitiva: borra la cuenta, sus clases y, cuando el docente es el único responsable del alumnado de esas clases, también sus expedientes; las facturas se conservan en la pasarela de pago por obligación fiscal. El alumnado puede pedir la eliminación de su cuenta desde su aplicación: la petición llega a su docente, que es quien responde de sus datos, y si el alumno no está en ninguna clase se atiende en el acto.

Beetic no vende datos personales. Pueden acceder a los datos:

• personal autorizado de Beetic bajo obligación de confidencialidad;
• proveedores que actúan como subencargados (hosting, correo transaccional, pagos, almacenamiento de archivos, etc.), vinculados por contrato y limitados a lo necesario para el Servicio;
• administraciones públicas cuando exista obligación legal;
• personal autorizado del centro según los roles configurados por el Responsable.

Los subencargados actuales son: Render (alojamiento del servidor), MongoDB Atlas (base de datos), Vercel (alojamiento de los frontales web), Google Cloud (almacenamiento de archivos, notificaciones push y funciones de inteligencia artificial «BeeAI», estas últimas con Vertex AI en la Unión Europea para lo que procede del alumnado), Microsoft (inicio de sesión y conectores educativos, solo si se activan), Twilio SendGrid (correo transaccional), Stripe (pagos de suscripciones; no trata datos del alumnado) y Umami Software (analítica de uso sin cookies). Además, al reproducir un vídeo incrustado el navegador se conecta a YouTube (Google, en su versión sin cookies) o Vimeo (con seguimiento desactivado), y los iconos de emoji se sirven desde la red de distribución jsDelivr; estos servicios reciben la dirección IP del dispositivo como cualquier contenido web. La lista nominal completa, con el servicio, las categorías de datos y la garantía aplicable a cada uno, figura en la cláusula 8.1 del Acuerdo de Encargado (DPA), que se actualiza con un preaviso mínimo de 30 días ante cualquier cambio.

Todo el almacenamiento de datos se realiza en la Unión Europea: la base de datos está alojada en Irlanda, el servidor de la plataforma en Fráncfort (Alemania) y los archivos del alumnado —materiales y trabajos entregados— en Madrid (España).

Aun así, algunos de los proveedores indicados en la sección 10 tienen su matriz en Estados Unidos y pueden acceder puntualmente a los sistemas para tareas de soporte o administración; las notificaciones push se prestan desde infraestructura global, y las funciones de inteligencia artificial se prestan desde la Unión Europea para lo que procede del alumnado (Vertex AI, multirregión eu) y desde infraestructura global de Google en el resto de funciones. En la medida en que ello suponga una transferencia fuera del Espacio Económico Europeo, se ampara en:

• la Decisión de adecuación de la Comisión Europea de 10 de julio de 2023 relativa al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework), respecto de los proveedores certificados en dicho marco; y
• las cláusulas contractuales tipo de la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914, incorporadas a los acuerdos de encargo con cada proveedor, junto con medidas suplementarias (cifrado en tránsito y en reposo, control de accesos y seudonimización del alumnado en las funciones de IA).

Puede solicitar copia de las garantías aplicables en privacy@beetic.es.

Los interesados pueden ejercer los derechos reconocidos por el RGPD y la LOPDGDD:

• Acceso, Rectificación, Supresión (cancelación), Oposición, Limitación del tratamiento y Portabilidad, cuando procedan.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos en los términos del artículo 22 del RGPD (Beetic no adopta, por sí misma, decisiones exclusivamente automatizadas de ese tipo sobre el alumnado).
• Retirar el consentimiento cuando esa sea la base jurídica, sin efectos retroactivos.

Cuando el tratamiento se realice por cuenta del centro o del docente (datos de alumnado), el canal preferente para el ejercicio de derechos es el Responsable del tratamiento. Beetic asistirá al Responsable, en la medida de lo posible, para atender las solicitudes que le sean reenviadas.

Respecto de los datos de cuenta y facturación del Usuario frente a Beetic como Responsable, puede dirigirse a privacy@beetic.es o dpo@beetic.es, acreditando su identidad.

Delegado de Protección de Datos o función de privacidad equivalente: dpo@beetic.es.

Incidentes y vulnerabilidades de seguridad: security@beetic.es.

El interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) (www.aepd.es), sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial.

Beetic podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos o del Servicio. La fecha de «Última actualización» indica la versión vigente. Cuando los cambios sean sustanciales, se informará por medios razonables (aviso en la Plataforma o correo a administradores).